Verein für Kultur- und Heimatgeschichte Bad Rotenfels e.V.
Verein für Kultur- undHeimatgeschichte Bad Rotenfels e.V.

Datenschutzerklärung (betr. diese Webseite)

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Datenschutz beim Heimatverein (Vereinsverwaltung - Mitgliederdaten)

Zur Vereinsverwaltung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vereinsmitglieder zwingend erforderlich. 

Von Seiten unseres Vereins haben folgende Mitglieder Zugang zu den folgenden Daten: 

 

Der geschäftsführende Vorstand

(nach Satzung: 1.+2. Vorsitzender, Kassier, Schriftführer)

- Alle personenbezogene Daten, die aus der Beitrittserklärung hervorgehen

- besonders schützenswerte Daten wie z.B. Bankverbindung, Geburtsdatum

 

Die Mitgliederversammlung

- Eintrittsjahr der Mitglieder bei Anlässen der Auszeichnung für 10, 25, 40, 50 usw. jährige Mitgliedschaft, und der jeweilige Name des betreffenden Mitgliedes. Diese Daten werden im Rahmen der Versammlung preisgegeben, um dem Satzungsziel nachzukommen

- Runde Geburtstage einzelner Mitglieder (Jahr, Name, Alter) können der Mitgliederversammlung durch das Verlesen des Geschäftsberichtes bekannt werden

- Über Austritt, Eintritt einzelner Mitglieder kann die (nicht öffentliche) Mitgliederversammlung entscheiden. Demnach ist die Ansage von Namen und ggf. weiteren Daten ggf. möglich. Todesfälle einzelner Mitglieder können ebenfalls durch den Geschäftsbericht der Verrsammlung publik werden. 

 

Der "Erweiterte Vorstand"

(nach Satzung der Geschäftsführende Vorstand, Beisitzer und bestellte Abteilungsleiter) 

- diese Personen erfahren im Rahmen von Vorstandssitzungen die Geburtsdaten einzelner Mitglieder. Satzungsgemäß bzw. per Beschluss erhalten Mitglieder zu runden (5- und 10-Jahres-Schritte) ab dem 65. Geburtstag ein Präsent des Vereines (aufgrund Finanzrechtsvorschriften darf die geldwerte Summe der Präsente pro Mitglied innerhalb eines Jahres nicht höher sein, als der vom Mitglied pro Jahr errichtete Beitrag).

- diese Personen erfahren zudem die Postanschrift dieser genannten Mitglieder, um den Jubiläumsbesuch abzustatten. 

- diese Personen erfahren die postalischen Adressen aller Mitglieder, z.B. beim Verteilen der Mitgliederrundschreiben. 

- kann unbewußt mit der Einsicht in persönliche Daten konfrontiert werden, z.B. bei Annahme von Beitrittserklärungen als offenes Loseblatt zur Weiterleitung an den geschäftsführenden Vorstand. 

 

Die Mitglieder des "Geschäftsführenden Vorstandes" und die unter dem "Erweiterten Vorstand" genannten "Beisitzer" wurden durch die Mitgliederversammlung durch Vertrauensbeweis gewählt. Alle Vorstandsmitglieder wurden vom Datenschutzbeauftragten im Umgang mit personenbezogenen Daten unterwiesen. 

 

Weitere Vereinsmitglieder erhalten keine Einsicht in personenbezogene Daten der Mitglieder. 

 

Datenschutz bei der Vereinsarbeit (Ausstellungen, Dokumentationen)

Informationen von Ur-/Vorbesitzern unserer Archivmaterialien 

Satzungegemäßes Ziel unserer Vereinsarbeit ist, das Ortsgeschehen wie auch die charakteristischen Eigenarten unseres Ortes, worunter auch Ansichten von Straßenzügen, Privatgrundstücken, Häuser, Personen des öffentlichen Lebens usw. fallen, sowie dokumentatorische Inhalte zu denselben Themen, "zu dokumentieren". Diese Dokumentation erfolgt unter Anderem in Form der bei Kapitel "Bildrechte a)" erwähnten Möglichkeiten, und dient dazu, diese Informationen der Nachwelt zu erhalten. 

 

Personen-Datenverwaltung zu unseren Exponaten

Weiteres Satzungsziel ist die Sammlung heimat- und kulturgeschichtlicher Nachweise. Hierunter fallen

   a) historische Bilder (siehe folgendes Kapitel)

   b) Exponate

unter b) fällt im Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten die Inventarverwaltung aller Exponate, Gegenstände, Güter, Waren usw., die unser Verein in der Inventarliste aufgeführt hat, und der Verein als Eigentum ansieht.

Wird ein Artikel in das Vereinsarchiv aufgenommen, werden die Informationen der Herkunft mit aufgenommen. In der Regel erfolgt dies über einen händisch ausgefüllten "Erfassungsbogen" und den später folgenden Übertrag in ein Datenverarbeitungsprogramm.

Zu den Artikeln werden aufgenommen:

   - Name und Anschrift des Vorbesitzers und/oder ursprünglichen Besitzers

   - Datum des zugangs / der Übergabe

   - Ggf. Kaufpreis, welcher vom Verein an den Vorbesitzer entrichtet wurde

Informationen zur Herkunft werden, wenn nicht anders per Abtretungserklärung gewünscht, bei allen Arten der Präsentation bzw. Publikation, als Quellenangabe angegeben. 

Bildrechte

Hier möchten wir auf 3 Themen eingehen. 

 

1) Fotografieren bei unseren Veranstaltungen

Als Veranstalter und "Heimatverein", der von Natur aus örtliche Ereignisse im Bild festhält, fertigen wir, unsere Vorstandsmitglieder, die Helfer, Mitglieder oder beaftragte unabhängige Personen, selbstverständlich Fotos von unseren Veranstaltungen an. 

Wir behalten uns vor, diese Fotos nicht nur zu archivieren, sondern auch für folgende Möglichkeiten zu verwenden: 

- Presseberichte

- Publikation auf der Vereins-Webseite

- Publikation auf Online-Social-Media-Platformen

- Verwendung abgedruckt in geschichtlichen Ausarbeitungen (Interne oder Öffentliche, z.B. Buch) oder abgedruckt zu anderen Maßnahmen (Prospekte, Flyer, Mitgliederrundbrief, Plakate etc.)

- Präsentation in Vorträgen

- Präsentation in Ausstellungen

- Weitergabe an Archive, Ämter, Behörden, Interessenten (mit nachgewiesenen berechtigtem Interesse)

Auf Fotografen, die während unserer öffentlichen Veranstaltung fortografieren, haben wir keinen Einfluss. Die Verwendung der so hergestellten Aufnahmen bzw. jegliche Rechtsansprüche obliegen nicht unserem Verein.  

 

2) Fotografieren mit Bezug zur Ortsgeschichte

Satzungegemäßes Ziel unserer Vereinsarbeit ist, das Ortsgeschehen wie auch die charakteristischen Eigenarten unseres Ortes, worunter auch Ansichten von Straßenzügen, Privatgrundstücken, Häuser, Personen des öffentlichen Lebens usw. fallen, "zu dokumentieren". Diese Dokumentation erfolgt unter Anderem in Form der Fotografie, und dient dazu, diese Ansichten der Nachwelt zu erhalten. 

 

Wer die Löschung eines bestimmten Bildes beantragt, reicht dies bitte schriftlich beim Datenschutzbeauftragten ein, mit einer berechtigten Begründung. Wir löschen aufgrund des Satzungszielen das Bild jedoch nicht, sondern werden dies lediglich von allen Publikationen entfernen und das Bild im Archiv mit einer entsprechenden Einschränkung markieren. 

Ansonsten gilt: Was jeder öffentlich sehen kan, darf auch fotografiert und publiziert werden. Hier greift das "Kunstgesetz".  

Solange wir keine Personen oder Eigentumsverhältnisse zu Motiven, die in Bildern zu sehen sind, benennen, und das Motiv niemandens Würde verletzt, ist die Publikation rechtlich legitim.

 

3) Archivbilder und Bilder von Exponaten

Weiteres Satzungsziel unseres Vereins ist die Sammlung heimat- und kulturgeschichtlicher Nachweise. Hierunter fallen

   a) historische Bilder (Themen wie unter 2) und Dokumente

   b) Exponate

bei b) fallen die durch den Verein gefertigten Ablichtungen der Exponate unter diese vorgehensweise.

Derartige Sachen, die vor 2006 in unser Archiv aufgenommen wurden, sei dies durch Leihgabe, Sachspende, Kauf, Schenkung oder Ähnlichem, sind nicht sicher bzw. nicht immer zum früheren Eigentümer rückverfolgbar. Hier ist möglich, dass keine Kontaktdaten dessen vorhanden sind, oder keine Abtretungserklärung erteilt wurde. Mit Ausnahme von leihgaben behandeln wir alle hier zutreffenden Bilder und Exponate als unser Eigentum. In diesem Fall prüfen wir allerdings jedes Bild, ob bei der etwaigen Publikation nicht gegen Rechte verstoßen wird. 

Jüngere Zugänge werden entsprechend der mit dem Einlieferer vereinbarten Publikationsgenehmigung behandelt. 

 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte schriftlich an den Datenschutzbeauftragten des Vereines. 

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© Verein für Kultur- und Heimatgeschichte Bad Rotenfels e.V. / A.Fitterer / 11/2018